ベンダーコントロールは難しい？成功させるためのポイントを解説

ベンダーコントロールの担当となったものの、上手くいかないと感じた経験はありませんか？

ベンダーコントロールは発注して終わりではなく、その後の業務の幅も広いことから、思った通りに進まないことも多々あるでしょう。

この記事では、ベンダーコントロールが難しい理由と上手に進めるポイントについて解説しています。ベンダーコントロールが難しいと感じている担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

ベンダーコントロールとは

ベンダーコントロールとは社内SEの仕事の1つで、大まかには”システム開発の発注の取りまとめ・エンジニアリソースの確保”をすることです。業務としては、社内の関係部署から聞き取りをし、取りまとめた内容をベンダーに伝えて運用の評価をします。

システム開発をベンダーに外注するにあたって重要なベンダーとの関係を管理し、リスクを最小限に抑え、品質やコスト効率を確保するためのアプローチと言えます。

ベンダーコントロールは、よく似た用語のベンダーマネジメントと混同されるかもしれません。ほとんど同義で使われることも多いのですが、ベンダーマネジメントではベンダー選定・発注の段階からベンダーを管理する点が大きな違いと言えるでしょう。

また、ベンダーコントロールや外注の経験がなければ、ベンダーコントロールの必要性をあまり感じないかもしれません。しかし自社の要望通りの納期で、なおかつ基準を満たした成果物を納品してもらうことは、容易ではありません。

社内外の人が関わるため、何らかのトラブルやスケジュールに遅れが生じることもあるでしょう。そのような場合でも、発注者サイドがベンダーの活動を監督することで、スケジュールや納期の管理、契約条件や品質基準の遵守を確認し、成果物の品質を担保しやすくなります。さらに複数のベンダーに依頼する際は、ベンダー間の細かい折衝・調整まで必要となるため、ベンダーコントロールはもはや必要不可欠と言えます。

このように、ベンダーコントロールは、文章にすると簡単なことのように思えますが、意外に難しいものです。しかし、プロジェクトの成功のためにはなくてはならないものと言えるでしょう。

ベンダーコントロールについての詳細は、こちらの記事をご参照ください。

ベンダーコントロールが難しい理由

ベンダーに依頼することで、高度なスキルを活用して開発効率や品質を向上させられるメリットはありますが、ベンダーコントロールは難しく、一筋縄ではいかないものです。以下にその理由を解説します。

開発経験・エンジニアとしてのスキルも求められるから

そもそも開発未経験でベンダーコントロールに携わるのは難しいものです。ある程度の開発経験やエンジニアとしてのスキルは必要不可欠でしょう。

なぜなら、ベンダーに対して要件定義・設計・テストなどの指示やフィードバックをするにあたって、自分自身が開発の流れや技術的な知識を持っている必要があるためです。

また、ベンダーの提出した成果物やコードをチェックするためにも、品質の基準やセキュリティなどを把握している必要もあります。

ベンダーコントロールは、単にベンダーに仕事を任せるだけではなく、自社のシステム部門とベンダーとの橋渡し役を担っているのです。そのため、社内のITまわりも熟知していなければ務まりません。

ベンダー側の作業内容が不明瞭になりやすいから

ベンダー側の作業内容は不明瞭になりやすいものです。

ベンダーが自社の利益を最大化するために、作業時間や工数を過大に見積もったり、品質や納期を妥協したりすることもあるでしょう。また、ベンダーは、自社の技術力やノウハウを秘密にするために、作業内容や進捗状況を詳細に報告しない可能性もあります。

こういった事態を回避するためにも、作業の定義と測定は必要不可欠です。プロジェクト毎に定義と測定を行っていれば、過去の事例を参考に見積もりの妥当性も判断できるでしょう。

日々の業務は大変かと思いますが、ベンダーに丸投げせず、作業内容の把握に努めることが肝要です。

管理が複雑になりやすく評価もしづらいから

管理が複雑になりやすく評価がしづらい点もベンダーコントロールを難しくしています。

ベンダーコントロールでは、複数のベンダーと契約したり、複数のプロジェクトを同時に進めたりすることも少なくありません。この場合、各ベンダーやプロジェクトの進捗状況や品質管理を一元的に把握することが難しくなりやすいものです。また、ベンダーのパフォーマンスや貢献度を評価することも難しい場合があります。

ベンダーコントロールでは、管理する対象や規模が多くなるほど、管理の負担やリスクも増えると心得ておきましょう。

ベンダーコントロールのやりがい

ベンダーコントロールは難しく大変な業務ではありますが、同時にやりがいもあります。

ベンダーとの良好な関係を築き、より円滑にプロジェクトを進めることもその1つです。また、ベンダーの評価やフィードバックを行うことで、品質改善や問題解決に向けた改善策を提案・実施もでき、達成感も得られるでしょう。

フェーズの早い段階では、ベンダーの能力や特徴を把握することで、最適な業者を選定したり、効率的な業務フローを構築したりすることにも役立つと考えられます。多数のベンダーを関わる中でスキルアップにもなるはずです。

さらに、ベンダーコントロールの結果や効果を分析することで、自社の業績や競争力にどのように影響しているかを把握したり、今後の方針や戦略を立案したりすることも可能です。

このように、ベンダーコントロールにより、自社のサービスや製品の品質を向上させ、コスト削減やリスク回避も可能となります。ベンダーコントロールを成功させるにも、ポイントを押さえて業務に取り組みましょう。

ベンダーコントロールを上手に行うポイント

ベンダーコントロールは難しいものですが、上手に行うためのポイントを押さえれば自社のITシステムを効率的かつ効果的に整備することができます。

スキルを身につける

ベンダーコントロールには、IT関連の知識や経験が必要です。ベンダーとのコミュニケーションや納品物の品質チェックなどにあたり、システムやネットワークの仕組みや技術トレンドなどを理解しておく必要があるためです。

また、エンジニアとしての経験も役に立ちます。自身がシステム開発や運用に携わったことがあれば、ベンダーの立場や作業工程などを把握しやすくなります。さらに、関連する資格を取得することも有効です。資格を取得することで、知識やスキルを証明することができるうえ、ベンダー側からも信頼されやすくなります。

ベンダーとの信頼関係を構築する

ベンダーコントロールは、単にベンダーとやりとりをしたり指示を出したりする物ではなく、ベンダーと協力してプロジェクトを進めることを指します。そのためには、ベンダーとの信頼関係を構築することが重要です。信頼関係を構築するためには、以下のようなことに注意しましょう。

• 要件は明確かつ具体的に伝える
• 期限は厳守する
• チェックポイントごとに進捗状況や問題点などを共有する
• フィードバックは建設的に行う
• トラブルが発生した場合は冷静かつ迅速に対応する

最新の技術情報の入手に努める

IT業界は日々進化しており、新しい技術やサービスが次々と登場しています。そのため、ベンダーコントロールの担当者は、最新の技術情報の入手に努めると良いでしょう。

最新の技術情報に触れる方法として以下のようなものが挙げられます。

• IT関連の書籍や雑誌、ウェブサイトなどを読む
• IT関連のセミナーや勉強会などに参加する
• ベンダーからの情報提供やデモンストレーションなどを受ける

最新の技術情報を入手することで、自社のITシステムの改善や最適化のためのアイデアが得られたり、ベンダーから提案された内容の妥当性や価値を判断できたり、といったメリットがあります。また、ベンダーとのコミュニケーションもスムーズになるかもしれません。

まとめ｜ベンダーコントロールは難しいもの

外部パートナーに業務を依頼するのであれば、自社のサービスや製品の品質向上のためにベンダーコントロールは欠かせません。

しかし、経験やスキルが求められ、なおかつベンダー側の作業が不明瞭になりやすいことから、コントロールは難しいものです。

そのためポイントを押さえつつ、上手にベンダーと関わっていく必要があります。

クリーヴァでは、SucSak（サクサク）という月額制のシステム開発のレンタルサービスを行っており、CTOレベルの技術者が専門的な相談に応じることも可能です。ベンダーコントロールが難しいとお悩みでしたら、下記のURLより弊社サービスをご覧いただき、お問い合わせください。